最難関の資産管理、車両管理を極める！第３回

前回は、車両管理の中でも特に重要な「安全を確保」するために、何を行えばいいかをお伝えしました。
今回は、「車両管理台帳」についてお伝えします。

総務が管理する車両は、企業が所有する「社有車」だけに限りません。リース・レンタルの車両や、社員が通勤や業務にマイカーを使用する場合は、マイカーも管理する車両に含まれます。
また、総務が車両の管理を一括して行う場合もあれば、総務が車両の購入や保険関係について管理し、メンテナンス関係は営業所などの車両を使用する部署が管理する場合もあります。
したがって、「車両管理台帳」に記載する項目も、企業の実情に応じたものが考えられます。
いずれにせよ、複数の部署で車両を管理する場合は、管理項目が重複したりあるいは漏れが生じたりしないようにすることが重要です。

車両管理台帳の項目は次の３つに分けられます。

１．車両を特定する項目
• （１）車両本体にかかわる項目（車両を特定する項目）
       車名、車種、登録年度・番号、型式、車台番号、色、定員
• （２）購入にかかわる項目・廃車にかかわる項目
       購入年月日、購入先、新車・中古車区分、廃車年月日

２．車両の状況を把握する項目
• （１）車検・整備状況にかかわる項目
       車検有効期限、定期点検記録、整備工場名、整備状況
• （２）修理・事故にかかわる項目
• （３）使用・管理にかかわる項目
       使用部署、使用目的、管理部署

３．車両の保険に関する項目
• （１）自賠責保険（保険年月日、保険会社、証券番号、保険金額）
• （２）任意保険（保険年月日、保険会社、証券番号、保険内容）

この他にも、主に使用する従業員・使用目的、または保管場所など企業の使用実態に応じた必要な項目を記録できるようにします。
また、車両管理台帳とは別に、「定期点検一覧表」、「保険関係一覧表」など、車検や定期点検の時期、自動車保険の内容・保険満了日などがひと目でわかるようにしておくと便利です。

リース・レンタル契約の場合

リース契約では、保険や整備等の内容が契約によって異なります。
保険やメンテナンス費用が含まれる契約もあれば、保険加入は自らが行う契約や、企業が定期点検の実施や整備・修理等のメンテナンスを行う契約もあります。
リース契約の内容を十分に把握することが必要です。また、リース契約に任意保険が含まれる場合は、企業が必要とする補償内容であるか、逆に必要以上の補償や特約が付帯していないかを確認しておきましょう。

マイカーの場合

マイカーとは従業員の所有する車両であり、従業員が私的に使用する限りは、企業として管理をする必要性はありません。しかし、マイカーによる通勤や業務上マイカーを借り上げて使用する場合等は、マイカー管理が必要となります（※マイカー管理は別の回でお伝えします）。